Wetten & Regels

UBO registratie

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is in juli 2018 in Nederland gewijzigd. Wat hebben vrijwilligersorganisaties met deze wetgeving te maken? Het antwoord hierop is dat ook verenigingen en stichtingen ook onder deze wetgeving vallen. Ieder organisatie is verplicht om vast te stellen wie de uiteindelijke belanghebbende is binnen de organisatie en deze te laten registeren in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast zullen financiële instellingen zoals banken, accountants, verzekeraars een OBU-verklaring vragen zodat handtekeningen geverifieerd kunnen worden.

Voor stichtingen en verenigingen zijn UBO's de personen die:

1. direct of indirect een eigendomsbelang hebben van 25%;
2. meer dan 25% van de stemmen hebben voor wijziging van statuten;
3. feitelijke zeggenschap hebben over de rechtspersoon.

Als er geen personen zijn aan te wijzen op grond van de bovenstaande criteria, wordt in de Wet op grond van een ‘terugvaloptie’ alle statutaire bestuurders van een rechtspersoon als UBO aangewezen. Dit heeft tot gevolg dat in de klassieke non-profit stichtingen of verenigingen zoals de meeste vrijwilligersorganisaties zijn, de bestuurders allemaal UBO zijn. Lees hier meer over de UBO registratie.

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

Op 1 juli 2021 moeten alle verenigingen en stichtingen voldoen aan de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). De WBTR is bedoeld om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen. Het gaat over de positie en plichten van bestuursleden en toezichthouders en hun aansprakelijkheid. Maar ook over financieel beleid en goedkeuring van uitgaven, procedures bij grote uitgaven of investeringen en regels omtrent belangenverstrengeling.

Lees hier meer over de WBTR én het stappenplan om aan de nieuwe Wet te voldoen.

Vergoeding voor vrijwilligers

Vrijwilligersorganisaties mogen zelf beslissen of zij vrijwilligers een vergoeding geven. Veel organisaties hanteren het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten hoeven te maken om vrijwilligerswerk te kunnen doen.

Vergoedingen
Vrijwilligers kunnen een tegemoetkoming in onkosten ontvangen. We maken daarbij onderscheid tussen de onkostenvergoeding en de vrijwilligersvergoeding.

• Bij de onkostenvergoeding gaat het om het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Alle gemaakte en aangetoonde kosten die met het vrijwilligerswerk te maken hebben, kunnen worden vergoed. Over deze vergoeding is men geen belasting verschuldigd. Dit betekent echter wel dat alle kosten aantoonbaar moeten zijn door middel van bewijsstukken, bonnetjes en declaraties. Bij kosten kun je denken aan reiskosten maar ook aan papier, inktpatronen en postzegels.
• Een vrijwilligersvergoeding is een vast bedrag voor alle onkosten die de vrijwilliger maakt. Deze vergoeding is aan regels gebonden.

Veilige arbeidsomstandigheden

De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) is in beginsel niet meer van toepassing op vrijwilligers. Alleen als er ernstige risico’s aanwezig zijn, bijvoorbeeld bij werken op hoogte, onder water of met gevaarlijke stoffen, blijven de Arbo voorschriften wel van toepassing. Voor vrijwilligers onder de 18 jaar, zwangere vrouwen en vrouwen die borstvoeding geven blijven een aantal aanvullende voorschriften gelden. Daarnaast blijven vrijwilligersorganisaties op basis van hun zorgplicht verantwoordelijk en aansprakelijk voor veilige en gezonde werkomstandigheden voor hun vrijwilligers.

Minderjarigen
Voor minderjarigen geldt ook dat organisaties zich aan de arbeidstijden moeten houden. De regels over op welke tijden jongeren ingezet mogen worden als vrijwilliger of stagiair verschillen: voor schooldagen gelden andere regels dan voor vrije dagen. Het aantal uren dat zij mogen werken is ook beperkt, afhankelijk van de leeftijd.

Een veilige organisatie
Ook de sociale veiligheid binnen de organisatie is een belangrijk thema. Dit begint bij het voorkomen van ongewenst gedrag. Wil je weten wat jij als organisatie kunt doen? Lees hier meer over het thema.

VOG
Werkt jouw vrijwilligersorganisatie met kwetsbare mensen? Dan kunnen jouw vrijwilligers in aanmerking komen voor een gratis Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Bekijk de voorwaarden of meld je aan via www.gratisvog.nl.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 geldt de AVG voor alle organisaties die persoonsgegevens verzamelen en bewaren. In alle Europese lidstaten gelden dezelfde regels. De Autoriteit Persoonsgegevens is de waakhond die in Nederland bevoegd is om controles op de privacywetgeving uit te voeren. Voor organisaties die met vrijwilligers werken is het belangrijk om het volgende te bekijken:

• Je mag alleen de gegevens vastleggen die je nodig hebt voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Deze informatie moet vastgelegd zijn zodat voor iedereen helder is wat, hoe, waarom en met welk doel je de gegevens verzamelt en bewaart.
• Zorg ervoor dat degene van wie je persoonsgegevens vastlegt, toestemming heeft gegeven daarvoor. Alleen als er een wettelijke verplichting of een algemeen belang is, is er geen toestemming nodig. Iedereen heeft het recht zijn bewaarde gegevens in te zien en te (laten) wijzigen.
• Leg vast wie bij welke gegevens kan en hoe je ervoor zorgt dat die gegevens veilig zijn. Wanneer er externe gebruikers zijn die inzicht hebben in de persoonsgegevens, moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten. Hierin staan afspraken over hoe je verwacht dat er met die gegevens wordt omgegaan en met welk doel ze worden verstrekt. Beide partijen ondertekenen die overeenkomst.
• Zijn vrijwilligers/medewerkers op de hoogte van de AVG? Zorg ervoor dat het onderwerp regelmatig besproken wordt zodat ook zij weten hoe je om moet gaan met persoonsgegevens. Menselijke fouten en onwetendheid zijn de grootste oorzaak van een datalek.
• Elke organisatie die persoonsgegevens bewaart, is verplicht om binnen 72 uur een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Beschrijf dus wat een datalek is en welke procedure je volgt om een datalek te beoordelen en te melden.

Wil je meer weten over de AVG? De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hierover alles uitgelegd op de website. Het NOV heeft een stappenplan gemaakt hoe je als vrijwilligersorganisatie met de AVG om kan gaan.

Verzekeringen

Stel er is sprake van schade, diefstal of vernieling van eigendommen tijdens het het doen van vrijwilligerswerk. Hoe zit het dan met de Wettelijke Aansprakelijkheid (WA)?

Ben ik als vrijwilliger verzekerd?
In het algemeen geldt:

• Onderzoek eerst of de situatie onder je eigen verzekeringen valt.
• Zo niet, vraag de organisatie waar je werkt hoe zij de verzekering van vrijwilligers heeft geregeld.
• Tot slot kunt je nagaan of de situatie onder de collectieve verzekering valt die de gemeente, waar je woont of vrijwilligerswerk verricht, heeft afgesloten.

Collectieve verzekering voor vrijwilligers
De gemeente Zwolle heeft een collectieve verzekering voor vrijwilligers en mantelzorgers afgesloten. De vrijwilligersverzekering is bedoeld voor iedere vrijwilliger die bij een organisatie actief is. Het geldt dus ook voor vrijwilligers die bij een moskee of in een buurthuis onbetaald werk doen met een maatschappelijk belang. Let op: de organisaties moeten een vestigingsadres in de gemeente Zwolle hebben.

Vrijwilligers zijn verzekerd voor:

• aansprakelijkheid van de vrijwilligers
• aansprakelijkheid van de organisatie
• bestuurdersaansprakelijkheid
• ongevallen
• persoonlijke eigendommen
• rechtsbijstand

Mantelzorgers zijn niet verzekerd voor verkeersaansprakelijkheid voor rechtspersonen.

Lees de uitgebreide informatie over de vrijwilligersverzekering hier: Brochure VNG Vrijwilligersverzekering.

Verzekering organisaties
Naast de verzekering van vrijwilligers zullen ook organisaties zich moeten verzekeren. Zij kunnen zich verzekeren tegen aansprakelijkheid. Deze verzekering is afhankelijk van de activiteiten van de organisatie en wordt op maat gemaakt door de verzekeraar.

Het is dus niet verstandig om de aansprakelijkheidsverzekering van de organisatie op te zeggen. De organisatie kan namelijk ook voor andere zaken worden aangesproken, die niet direct te maken hebben met vrijwilligerswerk. Zoals aansprakelijkheid voor het gebouw of werkgeversaansprakelijkheid. Een eigen aansprakelijkheidsverzekering is altijd goed om te hebben. Daarnaast gaat iedere verzekering die dekking biedt altijd voor de VNG Vrijwilligersverzekering. Het maakt daarbij niet uit wanneer die andere verzekering geregeld is. Dit geldt voor alle verzekeringen, behalve voor de ongevallenverzekering.